Het functioneren van de examencommissie is vastgelegd in de WHW. Met het in werking treden van de Wet versterking bestuurskracht (Wvb) in 2017 zijn er verschillende gevolgen voor de examencommissies in het hoger onderwijs geweest. Hieronder staan enkele belangrijke veranderingen:
- Versterking van de positie van de examencommissie: De Wvb benadrukt het belang van de onafhankelijke positie van de examencommissie en versterkt deze positie door de wettelijke verankering van de taken en bevoegdheden van de examencommissie.
- Kwaliteitseisen voor examencommissies: De Wvb stelt eisen aan de deskundigheid en onafhankelijkheid van examencommissieleden en verplicht onderwijsinstellingen om zorg te dragen voor de scholing en professionalisering van examencommissieleden.
- Heldere regels voor examinering: De Wvb verplicht onderwijsinstellingen om heldere en transparante regels te hanteren voor examinering en om deze regels vast te leggen in het Onderwijs- en Examenreglement (OER).
- Meer verantwoordelijkheid voor het bestuur: De Wvb legt meer verantwoordelijkheid bij het bestuur van de onderwijsinstelling voor de kwaliteit van het onderwijs en de examinering. Het bestuur moet zorgen voor voldoende middelen en faciliteiten voor de examencommissie om haar taken goed uit te kunnen voeren.
De Wvb heeft zo tot doel om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de examinering in het hoger onderwijs te versterken en de positie van de examencommissie te versterken. Door dit op gedegen wijze te implementeren draagt het uiteindelijk bij aan de waarde van diploma’s die worden uitgereikt en de erkenning daarvan in binnen- en buitenland.
De aanpak die wij adviseren voor de activiteiten van de examencommissies, is een georganiseerd stappenproces. Daarbij moet rekening gehouden worden met de mate van volwassenheid van de examencommissie én het betreffende onderwijswijsprogramma. Voor een systematische en gestructureerde aanpak geven we hieronder enkele suggesties:
- Ontwikkel een meerjarenplan. Ga bijvoorbeeld uit van een periode van 5 jaar, waarin een commissie zich gaat ontwikkelen naar een bepaald volwassenheids niveau. Stel vervolgens een jaarplan op waarin de belangrijkste activiteiten en deadlines van de examencommissie voor dat betreffende jaar worden opgenomen. Kies daarbij een aantal speerpunten die aansluiten op het niveau van volwassenheid. Denk daarbij aan bijvoorbeeld het vaststellen van examenreglementen, het beoordelen van de kwaliteit van examens of het ontwikkelen van een kwaliteitsborging systematiek. Het jaarplan kan dan periodiek in de commissievergaderingen getoetst worden aan de activiteiten en vormt gelijk de basis voor het wettelijk verplichte jaarverslag.
- Delegeer taken en verantwoordelijkheden: Wijs specifieke taken en verantwoordelijkheden toe aan individuele leden van de examencommissie op basis van hun kennis en vaardigheden. Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken zijn over wie wat doet en dat er regelmatig overleg is om de voortgang te bespreken. Specifieke taken kunnen ook worden gedelegeerd aan de organisatie. Let hierbij wel op dat er voldoende kaders worden meegegeven en de checks en balances vanuit de individuele leden worden bewaakt.
- Maak gebruik van digitale tools: Maak gebruik van digitale tools om het werk van de examencommissie te stroomlijnen. Er zijn middelen te over. Denk aan agile planningen in Microsoft Teams of in applicaties als Trello of Asana voor het bewaken van de examencommissie activiteiten. Maar ook het inrichten van een digitaal klachtensysteem of het gebruiken van de psychometrische analyses in systemen als canvas vereenvoudigen de taken van de examencommissie.
- Werk volgens vaste procedures: Ontwikkel vaste procedures en werk volgens deze procedures om consistentie en transparantie te waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om procedures voor het beoordelen van de kwaliteit van examens of het afhandelen van klachten en beroepen.
- Houd documentatie bij: Zorg ervoor dat er documentatie wordt bijgehouden van alle activiteiten van de examencommissie, inclusief notulen van vergaderingen en besluiten die genomen zijn. Dit kan van belang zijn bij audits en verantwoording achteraf. Werk hierbij bij voorkeur in een online systeem als OneDrive, Google of Dropbox. Het organiseren in een genummerde structuur die de Deming-cyclus (Plan-Do-Study-Act) volgt draagt bij aan de vindbaarheid van actuele bestanden.
Door deze stappen te volgen kan de examencommissie haar activiteiten op een gestructureerde en efficiënte manier organiseren en zo bijdragen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van het examenproces.